Будь-яка компанія рано чи пізно стикається з необхідністю переїзду з одного офісу в інший. Цьому існує безліч причин: з часом може розширитися штат співробітників, працівникам просто стає тісно в маленькому приміщенні, потрібні нові площі для розміщення різних відділів, або просто керівництво компанії піклується про зручність своїх клієнтів. Офісний переїзд Львів зараз не є проблемою. Варто тільки враховувати деякі особливості цього процесу, виконати декілька фізичних рухів і все пройде відмінно.

Звичайно, на організацію будь-якого офісного переїзду буде потрібен певний час, та й сил для цього знадобиться чимало. Але відразу обмовимося: якщо у вашому офісі працює більше п’яти чоловік, не варто навіть намагатися заощадити і провести переїзд своїми силами! Це може призвести до втрати маси часу через необхідність самостійно збирати документи, техніку, різні предмети інтер’єру і меблювання, постійним нервуванням, сварками співробітників, нескінченним перекладанням відповідальності … В результаті це закінчиться, як мінімум, болісним переїздом, який нікому не принесе радості, а як максимум – зіпсованими відносинами між співробітниками і втратою важливих документів або техніки.

Набагато простіше найняти професіоналів, для яких проведення офісних переїздів Львів є звичним повсякденним заняттям, і які розбираються в цій справі досконально. Таким чином ви зможете не тільки зберегти час і уникнути непотрібних конфліктів, але ще і мінімізувати простої в роботі. Про те, як організувати переїзд без переривання робочого процесу, читайте далі.

На користь професійних мувінгових компаній також говорить:

  • наявність у них транспортного обладнання для транспортування великовагових предметів (сейфів, вогнетривких шаф і т.ін.);
  • матеріальна відповідальність за майно, що перевозиться
  • можливість замовити пакувальні матеріали і домовитися про їх подальшу утилізацію;
  • відсутність необхідності самостійно шукати транспорт для перевезення;
  • надання професійних послуг з розбирання і подальшої збірці офісних меблів.

Особливості офісного переїзду компанії

Той, хто стикався з подібною подією, прекрасно знає, наскільки важливо ретельно спланувати кожен свій крок, адже ніхто не хоче розтягувати на кілька днів офісний переїзд. Всі хочуть здійснити цю процедуру терміново і недорого. Саме тому при переїзді повинні бути дотримані наступні умови: оперативність, безпека перевезення, надійність транспорту, високий рівень обслуговування. І, безумовно, важливим питанням є вартість вантажоперевезення. Будь-яка компанія прагне укластися у відведений для цих цілей бюджет.

Послуга офісний переїзд Львів складається з підготовки до перевезення столів, крісел, шаф, документів і техніки, документів, їх доставку на нове місце і подальше розміщення в новому офісі. Від правильної і компактної упаковки необхідних для роботи речей залежить безпека і швидкість їх транспортування в інше приміщення.

Здійснити вантажоперевезення можна різними способами: на своєму особистому транспорті або транспорті співробітників компанії, або за допомогою транспортних компаній. Практично кожна компанія-перевізник, в тому числі і наша компанія,, здатна надати для доставки офісних речей свої транспортні засоби. Як правило, це будуть старі добрі Газелі.

З чого почати підготовку?

Такий важливий процес як офісний переїзд Львів обов’язково вимагає ретельного планування і великої підготовки. Навіть якщо його проведенням будуть займатися професіонали, вам не вдасться зовсім не брати в ньому участі.

Варто також пам’ятати і про те, що не варто планувати переїзд на кінець року. Справа в тому, що у багатьох компаній саме до кінця календарного року закінчується термін оренди приміщення, і вони змушені переїжджати якраз в цей час. Так що, у вас можуть виникнути проблеми з пошуком гарної мувінгової компанії.

Визначившись з датою, можна почати пошук компанії-перевізника. Дуже бажано, щоб до наміченої дати офісного переїзду Львів залишалося не менше двох тижнів (краще більше) – так ви зможете бути впевненими в тому, що у вибраної фірми будуть вільні вантажники, і кращі машини будуть закріплені за вашим переїздом.

Як же вибрати відповідну компанію? На сьогоднішній день більшість фірм, які організовують переїзди, пропонують широкий комплекс приблизно однакових послуг. Тому вибирають зазвичай найбільш підходящий за вартістю варіант. Для цього можна оголосити тендер на проведення вашого переїзду – це допоможе отримати кілька пропозицій, порівняти варіанти і вибрати з них найкращий.

Щоб не нарватися на неблагонадійну мувінгову компанію, не забувайте звертати увагу на те, як довго фірма присутня на ринку, чи має вона постійну юридичну адресу, чи надає необхідні документи, чи готова укласти договір на послуги і т.ін. Також уточнюйте, чи є в розпорядженні перевізника надійний, сучасний, спеціально обладнаний транспорт, і чи мають вантажники достатній досвід проведення саме офісних переїздів.

Основні етапи офісного переїзду

Слід зазначити, що переїзд офісу включає в себе кілька етапів:

  • Перший етап полягає у визначенні фронту робіт. Необхідно врахувати перелік і властивості речей, що перевозяться. Це дозволить правильно підібрати необхідні з точки зору безпеки перевезення пакувальні матеріали. Далі слід ретельно упакувати документи і речі, маркіруючи їх відповідно до типу і сфери застосування.
  • Другий етап полягає в демонтажі офісних меблів і устаткування, а також їх підготовку до перевезення. Наприклад, комп’ютери та оргтехніка вимагають особливо дбайливого звернення, тому їх слід упаковувати в спеціальні контейнери, щоб їх доставити в цілості й схоронності. Тепер переходимо до особистих речей співробітників. Їх необхідно упаковувати в індивідуальні короба, на яких слід обов’язково наклеїти стікер із зазначенням ПІБ співробітника і номера кабінету. При офісному переїзді Львів рослини бажано упакувати в картонні короби. Їх транспортування вимагає обов’язкового обліку температурного режиму. Перевезення меблів – це теж відповідальний момент.
  • Третій етап – транспортування. Тут важлива оперативність. Вантажний автомобіль повинен бути поданий в чітко обумовлений час. По приїзді його повинні почати завантажувати. Багато компаній пропонують послуги вантажників, які швидко і грамотно виконають всі вантажно-розвантажувальні моменти. Природно, робота вантажників оплачується за окремим тарифом. Водій повинен мати при собі всю необхідну документацію – заповнені шляховий лист і ТТН.
  • Четвертий етап – розвантаження, підйом речей на відповідний поверх, а також розпакування. Згідно з угодою, вантажники транспортної компанії можуть також виконати монтаж офісних меблів і розміщення в новому приміщенні обладнання.

Як бачимо, в офісному переїзді Львів немає нічого складного. Головне, діяти злагоджено і чітко!

Оргтехніка при переїзді: як з нею поводитися?

Здійснення офісного переїзду організації – справа витратна. Не хотілося б ще і закуповувати після нього нові комп’ютери та принтери на заміну тих, що вийшли з ладу. Або ще гірше – судорожно відновлювати важливі, але, на жаль, втрачені документи. Як цього уникнути?

  1. По-перше, техніка – дама примхлива. І поводитися з нею треба дбайливо. Не просто засунути абияк в коробки, а й спеціальними поролоновими куточками обкласти. А якщо таких немає, обгорнути спеціальною плівкою – і вже після цього пакувати в ящики. Причому коробки бажано взятии, що максимально підходять за розміром. Потім їх необхідно заклеїти скотчем. В ідеалі, звичайно, потрібно перевозити прилади в тому ж вигляді, як їх доставили з магазину.
  2. По-друге, коробки з технікою краще підписати, щось в дусі «Обережно! Тендітні речі ». А ще важливо відзначити, кому ці речі «належать», щоб співробітник на новому місці не міє\,тався в пошуках свого комп’ютера та іншого необхідного для роботи «заліза».
  3. По-третє, не довіряйте навіть найнадійніший упаковці при офісному переїзді Львів, збережіть важливі документи на запасному носії. Якщо навіть щось трапиться з технікою, ваші файли залишаться в цілості й схоронності.
  4. По-четверте, якщо техніці належить залишитися в коробках на тривалий термін, подбайте про правильні умови зберігання. Приміщення повинно бути сухим і теплим – вологість і холод оргтехніці протипоказані. Можна здати офісне майно на склад відповідального зберігання – там з ним точно нічого не станеться, або ж збиток вам відшкодують.
  5. По-п’яте, прослідкуйте, щоб коробки при розвантаженні не ставили одну на іншу. Подібна «барикада» з оргтехніки – колос на глиняних ногах. Сам себе він не зруйнує, але нижній ярус все ж може постраждати. Тріщини в корпусі безперебійній роботі принтерів і моніторів явно не сприяють.
  6. По-шосте, на новому місці не поспішайте включати обладнання – раптом щось не так з електропроводкою? Не вистачало ще влаштувати коротке замикання. Краще заздалегідь перевірити стан мережі і дізнатися, скільки приладів зможуть працювати від неї одночасно і до яких саме розеток краще підключити ваші агрегати. Може, взагалі має сенс замінити проводку? Але це все ж повинен визначити фахівець. Не забудьте викликати його заздалегідь.

Офісний переїзд: на чому можна заощадити? А чи потрібно?

Безсумнівно перевезти офісне майно в нову будівлю – справа витратна. Потрібні і меблевий транспорт, і досвідчені вантажники, а так само упаковка для речей і меблів. Але ж можна ж і заощадити. А якщо точніше – витратити на офісний переїзд Львів гроші грамотно.

Транспорт

Почнемо з транспортних витрат. Тут головне – визначитися, на якому транспорті перевозити речі, і взагалі – скільки машин замовляти. Адже, швидше за все, «в одну поїздку» навіть середній за розмірами офіс не поміститься – речей-то багато. Виходить, машині доведеться зробити кілька рейсів. Або ж автомобілів повинно бути кілька. Вибір за вами. Але перед тим, як його зробити, уточніть, як буде нараховуватися вартість: погодинна оплата або якийсь інший спосіб? Якщо погодинна, вигідніше буде замовити пару машин. Так перевезення закінчиться швидше, а значить, і заплатите ви менше.

Послуги вантажників

Але щоб швидкість і справді збільшилася, потрібно запросити вантажників побільше. З півтора землекопами хоч десяток вантажівок замовляй, все одно заповнюватися вони будуть повільно. Практика показує, що на одну машину має припадати не менше чотирьох чоловік. Судіть самі: всі разом вони швидко завантажать, якщо все майно не поміститься, двоє відправляться його розвантажувати, а їх колеги залишаться виносити речі, що залишилися. Але з іншого боку, якщо людей буде дуже багато, вони просто-напросто завадять один одному.

Найкраще – ворог хорошого. Не забувайте про це. А ще пам’ятайте про нюанси оплати: адже системи підрахунку вартості різні. Десь вам доведеться платити за кожну річ окремо – проноси від машини до входу в будівлю, поверховість тощо. А десь оплата погодинна. Підрахуйте, що вигідніше саме у вашому випадку.

Упаковка

Тепер – про упаковку. Повірте, це не просто данина моді і не зайва тяганина. Обшарпані меблі ваш офіс явно не прикрасять. А нові купувати після переїзду набагато дорожче, ніж упакувати ті, що стоять зараз. Так що краще все ж замовити пакувальні матеріали і доплатити за складання-розбирання меблів. Тим більше що в ряді фірм при великому замовленні пакувальні матеріали надають безкоштовно.

А можна і викликати оцінювача

Ось, мабуть, і все. Хоча … А ви впевнені, що впораєтеся з усіма розрахунками? Все ж перевезення офісного майна, офісний переїзд Львів – не основне ваше заняття. Може, варто запросити професійного оцінювача? Благо і таку послугу надають. Але це, знову ж таки, додаткова витрата. Хоча, можливо, саме вона дозволить грамотно розподілити виділені на переїзд гроші. Адже часто оцінювачі працюють за такою схемою: клієнт називає суму, яку він готовий витратити на переїзд, а оцінювач знаходить найбільш оптимальні варіанти. Після цього можна заключати з компанією-перевізником договір, в якому ціна переїзду буде чітко позначена. Рівно така сума, яку ви готові були витратити – і ні копійки вище.

При грамотній організації офісний переїзд буде виконаний швидко, а завдяки участі професіоналів він буде сприйматися співробітниками просто як зміна місця роботи, а не як жахливий стрес, від якого потрібно відходити ще тиждень! Так, не забудьте влаштувати в новому офісі новосілля, адже переїзд – це чудовий привід для свята!